电话:0871 -  6514 9178
华天OA云南服务中心
 

OA系统选型中存在哪些误区?

浏览数:37

  OA办公系统虽然早已走进千万企业。但爆发式推出的概念、观点、产品令人应接不暇,许多企业对OA系统的认知远未成熟。OA系统的在选与被选之间总有许多的“不对称”,企业用户与OA软件厂商之间难于“双赢”。那么企业应该如何正确认识OA?OA系统选型中存在哪些误区?


001.jpg


误区一:OA只是简单的行政办公,可以随便选型。


  不知道有多少企业负责人是抱着这样的想法去采购OA的。事实上,还翻着这种老黄历的企业不在少数。上OA的目的也只是简单的实现电子化办公,收发文,并且一切由信息部门说了算就好。这种认知的可怕就在于“杀鸡用了宰牛刀”。


  OA办公系统发展到今天,在企业中发展成了一个庞大的信息中心,流转着大量的数据,每天从考勤、文件收发、审批流转再到数据报表等等,早已从单一的行政管理功能发展到了业务、项目、合同管理等,横向上OA办公系统实现了与其他管理软件的数据融合,纵向上也实现了应对企业管理需要的功能扩展,这就是“开放性”的意义所在。


  基于OA办公系统的重要性,需要谨慎选型。而随便买的后遗症就是花费了人力物力财力的OA办公系统却完全不能应对目前的办公需求,更遑论与未来潜在的需求相契合了。在选型阶段,就要认真做好OA产品的了解,搜集好企业自身需求,了解OA办公系统都可以做些什么。


误区二:广告即产品,方案即产品。


  这部分误区发生在选型阶段。企业在选型OA阶段,会收集意向OA厂商的产品白皮书、解决方案或PPT之类的介绍资料,以便企业全面的了解产品。而这里容易出现的一个误区就是单以方案论优劣!


  我们都知道,方案书是厂商精心编辑的,只是一种“广告”,描述的是一种“完美”的系统和应用,性能强大,无所不能。但实际上,这些方案书中的很多内容都是理想化的,要么无法实现,要么需要极高的成本才能实现。方案中并不能完全表现OA系统是否适用本企业,更不用说系统使用是否简便、是否开放、是否稳定等情况。OA厂商产品如果单以方案来比较,可参考性很小。


  因此OA办公系统选型时是需要面对面了解的,“真刀真枪”的去对比,认真了解每一款意向OA厂商的办公产品。


误区三: 以自身“需求”论OA软件品质


  与单一从方案论资质相反,有些企业却过于追求自身需求,认为普通的OA无法解决问题,需要完全契合需求的“个人定制”。最常见的做法是:企业在选型OA时,把空的需求表单发给企业各部门,整理一段时间后收集上来,对各部门的需求进行汇总归纳,形成总体的需求概况方向;然后整理出一个非常全面但缺乏个性需求考虑的需求作为标的文件,然后让各个OA系统厂商去做文件。


  这样的做法貌似解决了所有部门的需求问题,但许多失败的实施案例证明,这样定义出来的OA系统,最终实施时都面临整体与企业个性化需求、复杂与易用、很多具体功能使用不起来等冲突。更不用说专项定制的时间与费用问题。


  其实这种误区的解决很简单,做好OA品牌的调查工作,抓住几大主流OA(如泛微OA、华天动力协同OA系统、致远OA等)的产品特点,在常规功能基础上增加企业的有效需求,进行“有限定制”。


误区四:OA办公系统能够马上见效


  冰冻三尺非一日之寒,企业管理上的许多症结形成也非一朝一夕,但许多企业却指望OA系统上线能解决所有的问题,最好能够马上看到成果,这是有多么的不现实!


  首先OA系统要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。所以OA系统的运用应该是循序渐进、坚持不懈的。它只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,完全指望OA系统来变革企业管理是不现实的,它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持,如果上面的管理者不用,那么下面的员工肯定也用不好,所以管理者对OA系统的应用起到龙头的作用。这也就是华天动力OA系统倡导的“智慧协同”理念的原型,企业OA系统使用需要实现执行、管理、决策的协同一体化。


  总结:OA办公系统早已不是当初那个“办公自动化”的软件,今天的OA正在朝着平台化方向发展,正在集成越来越多的企业管理功能与数据。在庞大的市场冲击下,OA软件厂商也正在走向两极分化的趋势:起步早、技术硬、产品成熟的OA软件厂商经受住了市场的严峻考验,泛微、华天动力、致远等品牌迅速成长。而未经得住考验的厂商则渐渐被市场淘汰。这是企业用户的选择,也是时代的选择。